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档案室的管理基本常识

发布时间:2018/08/23
档案室的管理基本常识

  一,人事档案管理制度
  一,人事档案材料,要及时收集,整理归档;
  二,人事档案的内容不向无关人员谈论,泄露;
  三,任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案材料;
  四,严格履行借阅,查阅档案手续;
  五,查阅档案时要注意爱护本材料,严禁拆散,涂改;
  六,采取保护措施,定时投放樟脑丸等药品,以保证档案材料无虫蛀,霉变;
  二,档案室管理制度
  一,非档案室人员未经许可.不可擅自进入档案室.
  二,每学年结束,各部门的档案按照归档材料目录,及时交档案室保管.
  三,每学年的人事档案,无酸纸档案盒,音像档案,按照规范要求,装订成册.
  四,建立档案借阅登记制度,充分发挥档案的作用,提高档案的利用率.
  五,规范档案的存放,保管,保持档案室的整洁,严禁在档案室内吸烟.
  三,档案人员岗位制度
  一,认真学习,贯彻和宣传《档案法》及其实施办法,掌握上级有关档案工作方针,政策,认真执行本校档案管理各项制度.
  二,对本校的各种门类,各种载体的档案进行集中统一管理确保档案实体的齐全,完整和准确,系统.
  三,对本校各处室形成的各种文件材料,案卷做到收集齐全,分类科学,组卷合理,保管科学和方便利用.
  四,编制案卷目录,卡片,索引,资料汇编等检索工具.
  五,按照上级规定,对到期的档案及时进行鉴定和处理工作.
  六,认真做好档案资料的保管工作.档案室做到"七防".对老化,变质和损坏的档案及时采取补救措施.
  七,严格遵守保密制度,不失密,不泄密.
  八,严禁带无关人员进入档案室,离开档案室须关门窗.
  九,档案工作人员调离岗位时,应将工作有关内容逐步移交,并开具移交清单一式二份,经接收人员认真清点,核对无误,双方共同签字移交后方可离岗.
  十,档案室人员平时应注意学习有关档案业务知识,提高自身素质.
  四,立卷归档制度
  一,学校形成了各种门类,各种载体的档案资料按照《档案法》有关规定及时归档,集中管理,便于利用;
  二,学校全部档案应视为一个整体,按规定编制本校统一立卷归档方案,形成全校档案资料立卷归档体系;
  三,学校各处室兼管档案人员负责监督检查本处室应归档材料的收集和整理工作,确保学校档案材料安全,完整,准确,系统,并及时向档案室办理交接手续;
  四,档案员负责全校综合性档案资料的归档工作,同时对各处室形成的业务档案立卷归档工作进行指导,监督和检查,保证学校档案资料的系统性和完整性;
  五,档案员及各处室兼管档案人员在平时做好收集工作基础上,及时对档案进行整理,立卷,按年度或常年分类,组卷,登记编号,编制目录及建立相应检索工具;
  六,每年暑假前,完成上一年度的资料收集工作,八月底完成全部立卷工作.
  五,档案借阅制度
  一,本校各业务部门人员,因工作需要,可查阅与本部门工作有关的档案:其它部门需要查阅档案的,经校领导批准后,方可查阅;
  二,外单位人员查阅档案,须持县,团级以上单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅;
  三,查阅档案一律在阅档室,事先填写查(借)阅档案登记册;外单位借阅档案,必须持有借阅单位的公函,经学校分管领导批准,并办理借阅手续后,方可借出,借阅时间不超过一周,确因需要,必须延期的,需办理续借手续;
  四,查阅档案单位和个人,不得拆散,抽取,涂改,勾画和改变档案原貌,对丢失和损坏者要追究责任;
  五,阅档时,应保持安静,自觉遵守查阅秩序,严禁吸烟,确保安全;
  六,因工作需要调离本单位的人员,如有在本校档案室借阅档案的,必须办理归还手续后,方可办理调动手续.
  六,档案保密制度
  一,档案工作人员必须严格执行《档案法》和有关保密规定,严守党和国家机密,熟悉掌握保密级别具体范围;
  二,借阅机密档案时,应按照保密规定,严格履行审批手续;
  三,根据工作需要,凡经批准摘录,复制的档案材料,须经档案人员核对无误后,加盖公章,方可交接;
  四,任何人不得泄露机密,对泄密者应按照有关规定追究责任;销毁档案,要严格按制度执行,必须有两人监销,以防泄密;
  五,无关人员不得擅自进入档案室。

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